個人情報の取扱い
公益財団法人 電磁応用研究所
- 本人より書面等（Webフォームや電子メール等にを含む）に記載された個人情報
- 参加・回答者情報（シンポジウム・セミナー参加者、アンケート回答者等）
- 採用応募者情報
- 所員・役員情報
経緯：
2005年4月より施行された「個人情報保護法」に対する取り組みは方針に関する意見交換を公益法人移行後の最初の理事会（平成24年11月12日）で行いました。その後の検討の経緯を踏まえて、このたび（平成27年5月25日理事会）公益財団法人 電磁応用研究所は個人情報保護に関しての方針を下記の通り規定します。
基本的方針
a) 当研究所が個人情報の収集を行う場合は、
（1）収集目的の達成のために必要な範囲のみ収集し、目的外利用は行わない
（2）適法且つ公正な手段を用い行う
（3）事前に収集目的を明らかにし、同意の上で行う
また、当研究所が収集した個人情報は、適切に管理し、その利用、提供は同意を得た範囲に限定し、それ以外の第3者への開示、提供は行わない
b) 個人情報に関する日本の法令やその他の規範を遵守する
c) 個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんや漏えいなどの防止につとめる不測の事態の際には速やかな是正対策を実施する
d) 本人から個人情報の訂正、追加または削除の申出を受けたときは、遅滞なく適切な処理を行い、且つ、個人情報の保護と適正な取扱いに関する苦情に適切かつ迅速に対応する
e) 個人情報マネジメントシステムを継続的に改善しながら充実を図る
個人情報の取り扱い方法
公益財団法人 電磁応用研究所では、個人情報取り扱い事業者として個人情報（氏名、生年月日その他の記述、または個別に割り振られた数字など、当該個人を識別できるものを含む）を取り扱うにあたり、以下に各条件を規定し、個人情報の保護に関する法律、その他関係法令を遵守いたします。
また、利用目的を可能な限り最小限に止め、予め本人の同意を得た場合や個人情報保護に関する法律、その他法令により例外として取り扱うことが認められた場合を除外し、以下の利用目的の範囲内で収集した個人情報を利用します。
研究調査業務、研究所運営、出版物や研究発表会案内の発送等
人事採用活動（書類審査、面接、評価、応募者への連絡等）
人事、社会保険、福利厚生の管理等
上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合下記の場合を除き、その利用について本人の同意を得るものとします。
・予め本人の同意を得た場合
・個人情報保護法やその他法令により例外として取り扱う事が認められている場合
なお、公益財団法人 電磁応用研究所では、各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要最低限の範囲で個人情報を預託する場合があります。この場合は、法令と当研究所で定めた基準に従い適切な管理を行います。
公益財団法人 電磁応用研究所では、電話帳、新聞、雑誌など一般的に公開されている企業情報を収集し、研究・調査活動に利用いたします。
第三者への提供について
公益財団法人 電磁応用研究所では、収集した個人情報を、以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供または開示しません。
・本人の同意がある場合
・生命や身体、財産の保護のために必要な場合で、本人のご同意を得る事が困難な場合
・その他法令にもとづき、警察などの国家機関より開示・提供を求められた場合
・当ホームページの「研究業務に関わる個人データの取扱い」に該当する場合
内容の開示、修正および利用の中止について
公益財団法人 電磁応用研究所では、諸業務の遂行を妨げない場合に限り、本人の申告により、個人情報を本人に開示します。その場合、所定の方法により本人確認を行います。
本人に開示した個人情報に事実と異なる内容があった場合は、これを直ちに修正します。また本人から個人情報の利用停止の申告があった場合、合理的な時間内でこれに応じ、紙媒体やデジタルデータ上にある該当情報を速やかに消去します。
Webサイトや電子メールについて
公益財団法人 電磁応用研究所では、個人情報の管理にあたり出来る限りの注意を尽くしますが、インターネットや電子メールの性質上、個人情報の秘密性を完全に保証することはできません。この点に留意してWebサイト、ならびに電子メールをご利用ください。Web上のフォームはSSL（標準的な暗号化）に対応しています。
調査研究ごとの個人情報の取り扱いについて
公益財団法人 電磁応用研究所では、電子メールその他各種のご案内やアンケート等において、調査研究ごとに個人情報の利用目的、第三者への提供、セキュリティや問合せ先等を、その個人情報の取り扱いに関して、個別に規定している場合があります。その場合、「個人情報保護方針」と異なる定めや特別な定めがあるときには、調査研究ごとに規定した、個人情報の取り扱いに関する事項を優先して適用させて頂きます。
改定について「個人情報保護方針」は、関連する法令等の改正や公益財団法人 電磁応用研究所の方針の変更等により予告なく変更する場合があります。
研究業務に関わる個人情報の取扱い
利用目的について
当研究所が保有する個人情報は、学術研究または学術振興の目的のため（具体的には、調査検討委員会・インタビュー調査・アンケート調査などによりご意見・ご助力を頂く際の情報源として、また、今後電磁応用研究所が実施する調査研究活動や提言活動のため）に利用することがあります。上記以外の目的に利用するときは、当ホームページにて改めて内容をお知らせいたします。
個人データの第3者提供について
(1)当研究所が保有する個人情報は、学術研究または学術振興の目的の範囲内で、国あるいは公益機関に情報を提供することがあります。
(2)第3者に提供される個人データは次の項目の範囲を超えることはありません。
・ 氏名
・ 所属先に関するデータ（機関名、連絡先 等）
・ 年齢、性別 等
・ 学術研究または学術振興に必要なデータ
(3)提供される個人データは、紙媒体または電子媒体で、手渡し、郵送(宅急便を含む)、または電子メールで提供されます。
(4)本人からの申し出があったときは、該当する個人データの第3者提供は直ちに停止いたします。
個人情報保護に関するお問い合わせ先
公益財団法人 電磁応用研究所
TEL：03-3499-1888
